Privacy Policy (Québec / Canada) — EPN Consulting Group

Website: www.epnconsulting.com 

Effective date: January 12, 2026

Last updated: January 12, 2026

EPN Consulting Group / EPN Consulting (“EPN,” “we,” “us”) is based in Montréal, Québec, Canada. This Privacy Policy explains how we collect, use, disclose, retain, and protect personal information when you visit www.epnconsulting.com or contact us through the Website. 

1)    Who is responsible for your personal information

a.    EPN is responsible for personal information under its control. If you have questions or requests, contact:

i.    EPN Consulting / EPN Consulting Group

Email: info@epnconsulting.com 

Location: Montréal, Québec, Canada 

ii.    Note: Under Québec’s private-sector privacy law, organizations must be accountable for personal information and handle it according to defined rules (including consent, safeguards, and rights of access/rectification). 

2)    What personal information we collect

a.    Depending on how you use the Website, we may collect:

i.    Information you provide to us

ii.    Name, email address, phone number, organization, and any details you include in your message when you use our “Send a Message”/inquiry form. 

iii.    Any files or content you choose to submit to us.

b.    Technical and usage information

i.    IP address and device/browser information, and similar technical details collected through server logs when you browse the Website. 

ii.    Cookie-related data (where cookies are enabled) and analytics data (see Sections 6–7). 

c.    Anti-spam verification

i.    The Website displays a challenge/verification prompt (e.g., “Unreadable? Regenerate”) as part of submitting messages, which is used to reduce spam and abuse. 

3)    Why we collect it (purposes)

a.    We collect and use personal information to:

i.    respond to your inquiries and communicate with you; 

ii.    provide and improve our services and Website experience;

iii.    protect Website security, prevent spam/abuse, and troubleshoot issues; 

iv.    analyze Website usage to improve content and performance (see analytics below). 

4)    Legal basis / consent (Québec & Canada)

i.    When required, we obtain consent to collect, use, or disclose personal information, and we limit collection to what is necessary for identified purposes. In Québec, consent must be clear, free, informed, and for specific purposes. 

ii.    You can withdraw consent subject to legal/contractual limits (for example, if we must retain certain records).

5)    How we disclose personal information

a.    We do not sell personal information.

b.    We may disclose personal information only as needed:

i.    Service providers (e.g., website hosting, security, analytics, email systems) who process information on our behalf and under appropriate safeguards.

ii.    Legal/Compliance: where required by law, legal process, or to protect rights, safety, and security.

6)    Cookies

a.    The Website uses cookies for functionality and may use cookies for analytics. Your browser can be set to refuse cookies or alert you when cookies are being used; disabling cookies may impact parts of the Website. 

7)    Analytics

a.    EPN’s current Website privacy page references the use of Matomo (formerly Piwik) for website analytics. Where analytics are enabled, the goal is to understand how visitors use the Website so we can improve it; analytics may rely on cookies and may involve de-identified or pseudonymized usage data. 

8)    Transfers outside Québec (and outside Canada)

a.    We are established in Québec, but some service providers may process or store information outside Québec (including outside Canada).

b.    Québec law requires that, before communicating personal information outside Québec, an organization conduct a privacy impact assessment and ensure the information will receive adequate protection, typically through a written agreement and risk-mitigation measures. 

9)    Retention

a.    We retain personal information only for as long as necessary to fulfill the purposes described above, and then securely destroy or anonymize it, subject to legal and business record requirements.

10)    Safeguards

a.    We use reasonable administrative, technical, and physical safeguards appropriate to the sensitivity of the information, to help protect against loss, theft, unauthorized access, disclosure, copying, use, or modification.

11)    Confidentiality incidents (data breaches)

a.    If a confidentiality incident occurs, we assess the risk and take steps to reduce harm and prevent recurrence. If the incident presents a risk of serious injury under Québec law, we will notify the Commission d’accès à l’information (CAI) and affected individuals as required, and we maintain an incident register. 

b.    If PIPEDA applies in a given context, breach notification/reporting obligations may also apply when there is a real risk of significant harm, and organizations must keep records of breaches. 

12)    Your rights (Québec / Canada)

a.    Subject to applicable law and limited exceptions, you may request:

b.    Access to personal information we hold about you;

c.    Rectification of inaccurate or incomplete information. 

d.    If your request involves information communicated outside Québec, we will handle it consistent with Québec requirements on cross-border communications. 

e.    How to make a request: Email info@epnconsulting.com with the subject line “Privacy Request.” 

f.    We may need to verify your identity before fulfilling a request.

13)    Minors

a.    The Website is not intended to collect personal information from children. Under Québec law, personal information about a minor under 14 generally may not be collected from the minor without parental/tutor consent, except where collection is clearly for the minor’s benefit. 

14)    LIMITATIONS FOR ALL OTHER COUNTRIES (International visitors)

a.    EPN is based in Québec, Canada, and this Privacy Policy is designed primarily to meet Québec and Canadian requirements. 

b.    If you access the Website from outside Canada:

i.    your personal information may be processed in Canada and potentially in other jurisdictions through service providers; 

ii.    privacy laws in those jurisdictions may differ from those in your country; and

iii.    we do not represent or warrant that the Website or our practices comply with every foreign privacy regime (including, for example, GDPR/UK GDPR or U.S. state privacy laws). We will consider reasonable requests case-by-case, but our primary compliance framework is Québec/Canada.

15)    Changes to this Policy

a.    We may update this Privacy Policy from time to time by posting a new version on the Website and updating the “Last updated” date.

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Politique de confidentialité (Québec / Canada) — EPN Consulting Group

Site Web : www.epnconsulting.com 

Date d’entrée en vigueur : 12 janvier 2026

Dernière mise à jour : 12 janvier 2026

EPN Consulting Group / EPN Consulting (« EPN », « nous », « notre/nos ») est établi à Montréal (Québec), Canada. La présente Politique explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons les renseignements personnels lorsque vous visitez www.epnconsulting.com ou communiquez avec nous via le Site. 

1)    Responsable des renseignements personnels

a.    Pour toute question ou demande :

i.    Courriel : info@epnconsulting.com 

ii.    Lieu : Montréal (QC), Canada 

2)    Renseignements personnels recueillis

a.    Selon votre utilisation du Site, nous pouvons recueillir :

i.    Renseignements fournis par vous

•    Nom, courriel, téléphone, organisation et contenu de votre message via le formulaire (« Send a Message »/demande). 

ii.    Renseignements techniques

•    Adresse IP, navigateur/appareil et informations similaires via les journaux du serveur. 

iii.     Vérification anti-pourriel

•    Un mécanisme de vérification (« Unreadable? Regenerate ») lors de l’envoi de messages afin de limiter le pourriel et les abus. 

3)    Finalités

a.    Nous utilisons ces renseignements notamment pour :

i.    répondre à vos demandes et assurer le suivi; 

ii.    améliorer le Site, sa performance et sa sécurité;

iii.    prévenir la fraude/le pourriel et diagnostiquer des problèmes; 

iv.    analyser l’utilisation du Site (voir analytique). 

4)    Consentement (Québec/Canada)

a.    Lorsque requis, nous obtenons votre consentement. Au Québec, le consentement doit être libre, éclairé, donné à des fins spécifiques et formulé en termes simples. 

5)    Communication à des tiers

a.    Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.

b.    Nous pouvons les communiquer à des fournisseurs (hébergement, sécurité, analytique, outils de communication) ou lorsque requis par la loi.

6)    Témoins (cookies)

a.    Le Site utilise des témoins pour le fonctionnement et peut utiliser des témoins à des fins d’analytique. Vous pouvez gérer les témoins dans votre navigateur; certaines fonctions peuvent être affectées si vous les désactivez. 

7)    Analytique

a.    La page de confidentialité actuelle du Site mentionne Matomo (anciennement Piwik) comme outil d’analytique. Lorsque activé, l’objectif est de comprendre l’usage du Site afin de l’améliorer; l’analytique peut reposer sur des témoins et des données d’utilisation dépersonnalisées/pseudonymisées. 

8)    Transferts hors Québec / hors Canada

a.    Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, la loi exige une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et la mise en place de mesures assurant une protection adéquate (incluant une entente écrite). 

9)    Conservation

a.    Nous conservons les renseignements uniquement le temps nécessaire, puis les détruisons ou les anonymisons de manière sécuritaire, sous réserve d’exigences légales.

10)    Mesures de sécurité

a.    Nous appliquons des mesures raisonnables (administratives, techniques et physiques) adaptées à la sensibilité des renseignements.

11)    Incidents de confidentialité

a.    En cas d’incident présentant un risque de préjudice sérieux, nous avisons la CAI et les personnes concernées conformément aux exigences applicables, et nous tenons un registre des incidents. 

b.    Si la LPRPDE (PIPEDA) s’applique, certaines obligations de déclaration/avis peuvent s’ajouter en cas de risque réel de préjudice grave, et la tenue de registres est requise. 

12)    Vos droits

a.    Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous pouvez demander l’accès et la rectification.

b.    Demande : info@epnconsulting.com (objet : « Demande – Vie privée »). 

13)    Mineurs

a.    Le Site n’est pas destiné à recueillir des renseignements auprès d’enfants. Au Québec, la collecte auprès d’un mineur de moins de 14 ans requiert généralement le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur, sauf exceptions. 

14)    Limitations pour tous le autres pays

a.    Cette Politique vise principalement la conformité Québec/Canada. Si vous accédez au Site depuis l’extérieur du Canada, vos renseignements peuvent être traités au Canada (et possiblement ailleurs via des fournisseurs). Nous ne garantissons pas la conformité à toutes les lois étrangères; nous traiterons les demandes raisonnables au cas par cas. 

15)    Modifications

a.    Nous pouvons modifier la Politique en publiant une version mise à jour et en ajustant la date de « Dernière mise à jour ».